Trong môi trường hoạt động truyền thống, khi công nghệ thông tin (CNTT) chưa được ứng dụng vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị; thông tin chủ yếu được hình thành qua ghi chép, truyền đạt bằng văn bản, tài liệu giấy, việc gửi nhận thông tin văn bản hầu như thông qua qua đường bưu chính.

Trước sự bùng nổ và phát triển của CNTT, truyền thông văn bản tài liệu đã được mã hóa và hình thành nên các bản file tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức tài liệu giấy và tài liệu điện tử cùng tồn tại song song. Hiện nay việc ứng dụng hệ thống thông tin trong  công tác  văn thư – lưu trữ đã đi vào nền nếp, đồng bộ, thông tin phục vụ cho hoạt động của các cơ quan tổ chức ngày càng đầy đủ, nhanh chóng. Hệ thống văn bản đi và đến tại bộ phận văn thư cơ quan được cập nhật nhanh, chính xác, xử lý kịp thời, đáp ứng được yêu cầu công việc trong tình hình mới.

Công chức là công tác văn thư tại Sở Công Thương đã ứng dụng thành thạo các phần mềm gửi nhận văn bản , Email công vụ của tỉnh, gmail, zalo, hệ thống liên thông với các sở, ban, ngành trong tỉnh … Số lượng văn bản thông thường được số hoá, ứng dụng chữ ký số nhận, gửi trên môi trường mạng đạt 100%, hạn chế được tối đa số lượng tài liệu giấy, sao chụp, in ấn phát hành qua đường bưu chính, tiết kiệm hiệu quả thời gian và ngân sách nhưng vẫn đáp nhu cầu tiếp nhận thông tin, giải quyết công việc nhanh, kịp thời, đạt hiệu quả cao trong quá trình điều hành, hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ giúp tài liệu được lưu giữ một cách trọn vẹn, đáp ứng nhanh việc tra tìm tài liệu, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả chất lượng văn bản cho các bộ phận chuyên môn trong quá trình tham mưu và giải quyết công việc. Việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn góp phần giảm tải, tiết kiệm được không gian, diện tích, kinh phí mua sắm các trang thiết bị máy móc bảo quản tài liệu giấy tại các kho lưu trữ truyền thống. 

Văn phòng Sở./.